¶ SwiftDocs
Geração de Contratos & Gestão Documental
¶ SwiftDocs
O módulo de geração de contratos baseia-se numa série de cadastros para que funcione corretamente. Primeiramente, o usuário deverá ser cadastrado como responsável para poder visualizar as páginas de Dashboard, Gerar Documento e Homologação.
Desta forma, os cadastros devem ser feitos através da lógica a seguir:
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Fluxograma SwiftDocs - Cadastros
Desta forma, o contrato será enviado para a Dashboard e poderá ser avaliado para assim então, enviar um e-mail com o código para sua assinatura.
¶ Cadastros
¶ Categorias
Esta página permite o cadastro de categorias às quais os documentos farão parte ao serem gerados. Para isso, o usuário deverá clicar no botão “+” no canto superior direito e definir um nome para a categoria cadastrada. Desta forma, esses registros poderão ser selecionados no cadastro de novos modelos do documento.
Ícone +
¶ Máscaras
Esta página mostra todas as categorias de inputs que o módulo suporta, sendo elas:
Essas máscaras poderão ser escolhidas durante o cadastro dos modelos de documentos.
¶ Modelos
Para cadastrar um novo modelo, o usuário deverá clicar no botão “+” no canto superior direito e preencher os campos a seguir:
- Nome*
- Categoria (vincular à uma categoria anteriormente cadastrada)*
- Modificável (S: poderá ser editado no futuro; N: não poderá ser editado no futuro)*
- Geração automática (S: Indica os modelos que são usados por sistemas; N: Indica demais modelos)*
- Arquivo (.html)
Com o preenchimento desses dados, um novo modelo de contrato será cadastrado e poderá ser usado pelos setores designados. Ao adicionar um novo modelo de contrato, eles devem possuir tags (palavras únicas sem assento que começam com “{” e terminam com “}"), ou seja, ao adicionar um arquivo para gerar um modelo, esse arquivo deve possuir todas as tags necessárias com essa regra. Desta forma o sistema identifica todas as lacunas em que as tags serão sobrepostas com as informações cadastradas ao firmar um contrato.
¶ Cadastro de um modelo de arquivo
O usuário deverá editar o contrato em formato de edição de texto (.docx ou word), alterar as variáveis conforme o exemplo a seguir:
(NOME DO COLABORADOR), admitido em XX/XX/XXXX, exercendo a função XXXXXXXXXXXXXXX, portador (a) da CTPS n° XXXXXXX Série XXXXXX...
{nome}, admitido em {data_admissao}, exercendo a função {funcao}, portador (a) da CTPS n° {ctps} Série {serie}...
¶ Baixar arquivos .html - Google Docs
- Acessar o documento desejado.
- Clicar em Arquivo no canto superior direito.
- Seguir para a aba Baixar.
- Selecionar a opção Página da Web (.html, compactado).
Desta forma, você irá baixar um .zip com o seu arquivo dentro. Para acessá-lo, basta clicar com o botão direito no download e em Extrair Arquivos.
Caminho do arquivo
¶ 🔍 Ver tags
Clicando em “Ver tags” na aba de Modelos de Documentos, o usuário poderá cadastrar as tags que estarão presentes na geração do contrato. Clique no botão “+” e preencha:
- Nome*
- Tag no documento* (conforme o que está preenchido no documento importado).
- Descreva o campo* (hipertexto mostrado na caixa de preenchimento).
- Máscaras* (seleção de máscaras disponíveis).
- Preenchimento obrigatório* (Ativo | Desativado).
¶ Documentos
Clicando em “Documentos” na aba de Modelos de Documentos, o usuário poderá submeter documentos obrigatórios na geração de contrato. Clique em “+”, preencha o nome e a obrigatoriedade. Contratos com documentos vinculados exibirão a opção de anexar arquivos na página de Gerar Contrato.
¶ Responsáveis e Setores
Responsáveis: Permite o cadastro de usuários que visualizarão as páginas do módulo. Selecione colaboradores e defina nome/e-mail para assinatura.
Setores: Mostra setores cadastrados para vincular modelos e responsáveis. É possível cadastrar novos setores exclusivos do SwiftDocs clicando no botão “+”.
¶ Dashboard
A Dashboard do módulo SwiftDocs mostra as pendências do usuário que a acessou, sendo elas:
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¶ Gerar Documento e Homologação
¶ Gerar Documento
Permite emitir documentos conforme o seu setor. O processo agora é estruturado em 4 etapas:
- Selecionar modelo: Escolha o modelo disponível para o seu setor.
- Preencher documento: Insira os dados nas tags e anexe os arquivos necessários (se configurado).
- Adicionar signatários: Configure os responsáveis internos e os signatários externos (via e-mail ou SMS).
- Confirmar documento: Verificação final para processamento.
Integração CRM: Ao gerar documentos através do botão dentro de um card no CRM, os dados de nome, contato e número do contrato são preenchidos automaticamente. Após a assinatura, os PDFs originais e assinados são enviados via e-mail.
* Para acesso total, certifique-se de estar cadastrado como responsável e vinculado a um setor com modelos ativos.
¶ Assinaturas Externas
O SwiftDocs agora permite a inclusão de signatários externos, possibilitando a coleta de assinaturas via token de forma ágil e segura.
¶ Experiência do Signatário
Ao receber o link (por e-mail ou SMS), o signatário externo acessa uma página dedicada para:
- Visualizar e baixar o documento original.
- Realizar a assinatura (desenhando na tela).
- Realizar validações de identidade (foto do rosto e/ou do documento de identidade, conforme configuração).
Após assinar, o sistema exibe uma mensagem de sucesso e envia automaticamente as cópias dos documentos para o e-mail do signatário.
¶ Monitoramento
O acompanhamento dos signatários externos é centralizado nos menus Homologação e Dashboard, permitindo visualizar o status da assinatura, reenviar links ou copiar o link manualmente.
¶ 📺 Demonstração em Vídeo
¶ Homologação
Mostra todos os modelos gerados e ações realizadas. Todos os documentos com anexos a serem aprovados devem ter sua tratativa feita nesta página segundo o fluxo de assinatura e aprovação.
¶ 🔑 Permissões
ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO: 21 DE JULHO DE 2026