¶ Reuniões
A agenda de reuniões possibilita os usuários do RH Digital marcar salas para encontros com demais colaboradores. Com integração com o Google Agenda, todas as ações feitas nesse módulo serão espelhadas na sua Agenda do Google.
¶ Cadastro de Salas de Reuniões
Acessando a página de Salas de Reuniões, o usuário poderá visualizar, editar e adicionar novas salas no sistema. Para adicionar uma nova sala, o usuário deverá preencher os campos a seguir.
- Nome (campo de texto que ficará visível para os demais colaboradores)
- Local de Trabalho (vinculação necessária para visualização e agendamentos de salas)
- Capacidade (campo numérico para delimitar o número máximo de colaboradores da sala - não impeditivo)
- Status (Ativo - ficará visível para agendamento; Inativo - ficará invisível para agendamento)
- Acesso Exclusivo? (Sim - apenas colaboradores designados poderão agendar reuniões nesta sala; Não - ficará disponível para todos os colaboradores com permissão)
- Cor Primária (color picker para distinguir demais salas)
- Descrição (campo de texto longo designado para informar materiais disponíveis na sala. Ex.: projetor, quadro branco, etc.)
O usuário também poderá definir um limite de dias para agendamento clicando no ícone de engrenagem[1] no canto superior direito.
¶ Agendar Reuniões
Ao acessar a página de Agendamento de Reuniões, o usuário poderá visualizar todas as reuniões agendadas no local de trabalho escolhido, além das reuniões em que foi convidado. Para visualizar a agenda[2] de reuniões, deve-se selecionar a cidade de escolha, o local de trabalho e, caso necessário, a sala que gostaria.
Para agendar uma nova reunião, o usuário poderá clicar no dia (em visualização mensal) ou na hora que gostaria. Desta forma, o modal de registro de uma nova reunião irá aparecer. Além disso, o usuário pode optar por clicar no botão “Agendar Nova Reunião”. Para realizar o agendamento, o usuário deverá preencher os campos a seguir.
- Data* (campo date picker)
- Sala* (escolha de salas conforme o local de trabalho escolhido)
- Assunto* (nome da reunião que ficará visível para os demais colaboradores)
- Hora Início* (campo time picker para determinar o horário de início da reunião)
- Hora Fim* (campo time picker para determinar o horário de fim da reunião)
- Organizador(a)
- Adicionar convidados
- Descrição
- Solicitar Recursos (ao marcar este caixa, um campo descritivo irá aparecer para o organizador informar quais suas necessidades para reunião)
* campos obrigatórios para o agendamento.
¶ Solicitação de Recursos
Ao clicar no ícone de engrenagem na tela de Reuniões, você poderá cadastrar um e-mail para receber o informativo das solicitações de recursos. Essa funcionalidade visa facilitar o processo de requisições de materiais para determinadas reuniões.
¶ Notificações
Caso você seja convidado para uma reunião, dois e-mails irão chegar na sua caixa de entrada. Um informativo sobre a reunião juntamente com um link para acessá-la e outro com o convite através da Agenda do Google. As reuniões cadastradas no módulo de agendamento do RH Digital ficarão salvas em sua agenda do Google para melhor organização.
¶ Excluir Agendamentos
Para excluir agendamentos, o usuário com a permissão reunioes gerenciar deve selecionar o evento na agenda, clicar em “Remover da Agenda” e informar o motivo para a exclusão do evento. Esse motivo será enviado para o e-mail do organizador da reunião.
¶ Permissões
- salas ver - permite a visualização das salas cadastradas anteriormente
- salas adicionar - permite adicionar novas salas no sistema
- salas editar - permite editar salas cadastradas anteriormente
- salas excluir - permite excluir salas cadastradas anteriormente
- reunioes ver - permite a visualização das reuniões agendadas
- reunioes adicionar - permite agendar uma nova reunião
- reunioes editar - permite editar uma reunião de criação própria
- reunioes excluir - permite excluir uma reunião de criação própria
- reunioes gerenciar - permite editar o e-mail de recursos e o limite de dias para agendamento